ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง

 

บทบาทของผู้บริหาร

 

1) บทบาทในการสร้างสัมพันธ์ภาพที่ดี ผู้บริหารควรมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีต่อบุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์การ

2) บทบาททางด้านข้อมูลข่าวสารผู้บริหารควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ได้รับก่อนการเผยแพร่ออกสู่ภายนอกเพื่อให้เกิดภาพพจน์ที่ดีต่อองค์การ

3) บทบาททางด้านการตัดสินใจของผู้บริหารควรมีความสามารถในการตัดสินใจในการคาดการณ์ล่วงหน้าได้อย่างแม่นยำ และสามารถควบคุมสถานการณ์หรือแก้ปัญหาได้อย่างถูกต้องและทันต่อเหตุการณ์

 

ลักษณะข้อมูลสำหรับผู้บริหารระดับสูง

ข้อมูลของผู้บริหารระดับสูงได้มาจากแหล่งภายในและภายนอกองค์การทีมีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ ข้อมูลเหล่านี้ควรนำมากลั่นกรองและคัดเลือกก่อนที่จะนำมาวิเคราะห์ทั้งในเชื่อปริมาณ และเชิงคุณภาพ

 

ข้อมูลของผู้บริหารระดับสูง

 

1.        ข้อมูลภายในองค์การ(Internal Data)

·        ข้อมูลจากกระบวนการดำเนินงานได้จากการควบคุม ตรวจสอบ และการแก้ปัญหาโดยทั่วไป

·        ข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึงเป้าหมายหรือผลการดำเนินงาน เช่น งบประมาณ แผนด้านค่าใช่จ่าย ประมาณการรายได้ และแผนด้านการเงิน เป็นต้น

 ข้อมูลภายในองค์การเหล่านี้จะมีประโยชน์ต่อการบ่งชี้ผลการปฏิบัติงาน(Key Performance Indicators : KPI)

2.        ข้อมูลภายนอกองค์การ(External Data) เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้า ข้อมูลคู่แข่งขันในการดำเนินธุรกิจ อัตราแลกเปลี่ยนเงินตราระหว่างประเทศ ข้อมูลทางเศรษฐกิจ

3.        ข่าวสารที่ใช้ติดต่อสื่อสารระหว่างกัน  ควรเป็นข้อมูลที่สรุปได้ใจความ มีรูปแบบที่ง่ายต่อการเข้าใจ ทันสมัยและทันต่อเหตุการณ์

 

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Support System : ESS) เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง เป็นสารสนเทศที่ไม่มีโครงสร้าง อำนวยความสะดวกรวดเร็ว ง่ายต่อการเข้าใจ ทันสมัย และเป็นระบบที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถกำหนด เป้าหมาย กลยุทธ์ วิสัยทัศน์ วัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์การ

 

 

ESS (Enterprise Support System) ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูง ถูกออกแบบมาช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงซึ่งใช้ในการวางแผนกลยุทธ์หรือแผนการดำเนินงานระยะยาวขององค์กร ระบบ ESS มีโครงสร้างที่เหมาะสมกับปัญหาแบบไม่มีโครงสร้างจึงต้องเน้นที่ความอ่อนตัวในการทำงานและสนับสนุนการสื่อสารมากกว่าที่จะสร้างโปรแกรมประยุกต์ที่ออกแบบมาให้ทำงานเฉพาะด้านเหมือนในระบบ MIS เท่านั้น ระบบ ESS ใช้ข้อมูลทั้งจากภายนอกองค์กร เช่นตารางการประกาศใช้กฎหมายใหม่ กำหนดการชำระภาษี หรือข้อความโฆษณาจากบริษัทคู่แข่ง และข้อมูลภายในองค์กร โดยข้อมูลที่ได้นั้นจะถูกกลั่นกรองข้อมูลและนำเสนอเฉพาะส่วนที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารระดับสูงซึ่งจะเน้นการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงที่ช่วยให้การนำเสนอมีความสะดวกและง่ายแก่การรับรู้มากที่สุดเช่น การใช้รูปภาพกราฟฟิก

ระบบ ESS เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการคำนวณทั่วไปและการสื่อสารซึ่งจะตอบคำถามเช่น แนวโน้มการทำธุรกิจในอนาคตควรเป็นประเภทใดบริษัทคู่แข่งมีฐานะการดำเนินงานเป็นอย่างไร จะป้องกันผลกระทบจากสภาพเศรษฐกิจที่แกว่งตัวได้อย่างไร

ลักษณะของระบบ ESS ระบบ ESS โดยทั่วไปมีลักษณะดังต่อไปนี้

      1.      สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผนเชิงกลยุทธ์       ระบบ ESS สามารถให้ข้อมูลที่สำคัญและเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนและตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง เช่น ข้อมูลตัวบ่งชี้ผลการปฏิบัติงาน (KPI)  ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยแห่งความสำเร็จ (CSF)     

     2. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน        ระบบESS ควรได้รับการพัฒนาเพื่อให้ใช้งานได้ง่ายโดยผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ลึกซึ้งหรือมีทักษะสูงด้านคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศก็สามารถเรียนรู้และใช้งานง่าย มีอุปกรณ์ช่วยเพื่อให้สามารถใช้ระบบได้คล่องตัว เช่น การใช้เมาส์  การใช้ระบบสัมผัส

       3.     เชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลภายนอก      ระบบ ESS  นอกจะเชื่อมโยงข้อมูลเข้ากับระบบต่างๆ ขององค์การแล้วจะต้องสามารถเชื่อโยงกับแหล่งข้อมูลภายนอกองค์การ  สามารถเชื่อมโยงระหว่างสื่อหลายมิติ หรือเชื่อมโยงเข้ากับเว็บไซต์ต่างๆ ได้ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถรับทราบข้อมูลที่สำคัญจากแหล่งภายนอก

4.     สามารถประมวลผลในรูปแบบที่ไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้   สามารถเรียกดูสารสนเทศในลักษณะเฉพาะเจาะจงในรายละเอียดของข้อมูลเป็นลำดับๆ ลงมาได้ตาความต้องการ  ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลจากภายในหรือภายนอกองค์การ  ข้อมูลในอดีตและปัจจุบันระบบสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเฉพาะกิจได้อย่างรวดเร็ว  และนำเสนอรายงานให้กับผู้บริหารได้หลายรูปแบบ          

5. พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร     ระบบควรได้การออกแบบเป็นแบบเฉพาะสำหรับผู้บริหารเพื่อให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว  ข้อมูลใดที่มีการเรียกดูบ่อยจะมีขั้นตอนที่เข้าถึงได้ง่าย  โดยไม่ต้องจดจำคำสั่งและใช้เวลามากในการทำงาน   

  6. มีระบบรักษาความปลอดภัย    ระบบ ESS ก็ไม่แตกต่างจากระบบสารสนเทศอื่นๆ ที่จะต้องเตรียมระบบรักษาความปลอดภัยเช่นกัน  เนื่องจากเป็นระบบที่จัดเก็บข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับการดำเนินงานขององค์การและถูกพัฒนาให้กับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้มีบทบาทสำคัญมากต่อการพัฒนาระบบESS โดยสามารถช่วยผลักดันให้การพัฒนาระบบเป็นไปอย่างราบรื่นได้  การสนับสนุนและจัดหาทรัพยากร   ให้ความมือกับทีมงาน เพื่อพัฒนาระบบเพื่อให้สามารถควบคุมความต้องการของผู้บริหารและนำมาออกแบบระบบให้เหมาะสมกับลักษณะการใช้งานต่อไป

 

 

ความสำคัญของผู้บริหารต่อการพัฒนาระบบ ESS

                ระบบ ESS เป็นระบบที่จัดทำขึ้นสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะ และช่วยผลักดันและสนับสนุนด้านทรัพยากรต่างๆ ผู้บริหารควรมีความรู้ความเข้าใจและมองเห็นประโยชน์ของการนำสารสนเทศที่ได้จากระบบ ESS ไปใช้ ซึ่งการนำระบบสารสนเทศมาใช้ในองค์การได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นจะต้องมีการวางแผลกลยุทธ์สารสนเทศที่ดีสอดคล้องกับนโยบายและแผนกลยุทธ์ขององค์การ โดยการวงแผนกลยุทธ์สารสนเทศจะดีเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับผู้บริหารระดับสูง

 

เปรียบเทียบระบบ ESSกับระบบสารสนเทศอื่น

ลักษณะของระบบ

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร ESS

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ DSS

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS

วัตถุประสงค์หลัก

สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง

สนับสนุนการวางแผนและตัดสินใจ

ควบคุมตรวจสอบการปฏิบัติการและสรุปผลสภาพการณ์

ข้อมูลนำเข้า

ข้อมูลสรุปจากภายในและภายนอกองค์การ เช่นข้อมูลเกี่ยวกับ ตัวบ่งชี้ผลการปฏิบัติงานขององค์การและปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ

รายงานวิเคราะห์เพื่อการตัดสินใจ การพยากรณ์ การตอบข้อถาม

รายงานสรุป รายงานสิ่งผิดปกติ สารสนเทศที่มีโครงสร้าง

ผู้ใช้

ผู้บริหารระดับสูง

ผู้บริหารระดับต่างๆ  ผู้เชี่ยวชาญ นักวิเคราะห์

ผู้บริหารระดับกลาง

รูปแบบของการ ตัดสินใจ

มีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างบ่อยรูปแบบไม่ชัดเจนหรือไม่มีโครงสร้าง

กึ่งโครงสร้าง และ ไม่มีโครงสร้าง

มีโครงสร้างแน่นอน

การใช้ข้อมูลสนับสนุน

ข้อมูลที่สนับสนุนการตัดสินใจทางอ้อม ไม่มีกฎเกณฑ์ แน่นอนตายตัวซึ่งขึ้นกับการเลือกนำข้อมูลไปใช้

ข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจในสถานการณ์เฉพาะด้านหรือเฉพาะเรื่อง

ข้อมูลสนับสนุนตามรูปแบบและระยะเวลาที่กำหนด

 

Comment

Comment:

Tweet

#1 By (119.42.70.94) on 2009-09-29 19:29