บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์การ

 

ปัจจุบันเราเริ่มรับรู้และเคยชินกับองค์การสมัยใหม่ (Modern Organization) ที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ ทำให้มีโครงสร้างและลักษณะการดำเนินงานที่แตกต่างจาก องค์การแบบเดิม (Traditional Organization) อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น


     - การติดต่อสื่อสารและการไหลเวียนของข้อมูลผ่านระบบเครือข่าย (Networking System) สร้างความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และไม่ซับซ้อนในการทำงาน ทำให้องค์การสามารถลดจำนวนงานบางอย่าง ลง และจัดรูปแบบการ ดำเนินงาน ให้มี โครงสร้างที่แบบราบ (Flat Structure)
    - ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพช่วยลดลำดับขั้นในการจัดการ (Management Hierarchy) และทำให้การควบคุม กว้างขึ้น (Wider Span of Control) ซึ่งส่งเสริมการติดต่อสื่อสารภายในองค์การและการ ใช้ทรัพยากรบุคคล ให้มี ประสิทธิภาพสูงสุด
    - ระบบสื่อสารโทรคมนาคมที่ทันสมัย ทำให้บุคคลสามารถทำงานอยู่คนละที่ (Remotely Connection) ซึ่งจะลด การติดต่อ สื่อสารแบบเผชิญหน้าโดยตรง จึงต้องอาศัยความเชื่อถือ (Trust) ระหว่าองค์การ กับบุคลากร ตลอดจนต้องให้อำนาจในการ ตัดสินใจ (Empowerment) แก่บุคลากรเพิ่มมากขึ้น
    - การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในองค์การ ส่งผลให้บุคลากรมีคุณภาพเพิ่มขึ้นทั้งด้าน ศักยภาพส่วนตัวและ จากสารสนเทศ ที่เขาได้รับ ซึ่งทำให้การปฏิบัติงานและการตอบสนองต่อสิ่งเร้าภายนอก ดำเนินไปอย่างรวดเร็วและถูกต้อง
    - การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศทีส่งผลต่อการปรับองค์การให้มีการใช้อุปกรณ์สำนักงานและการสูญเสียทรัพยากรน้อยลง เช่น สำนักงานไม่ใช้กระดาษ (Paperless Office) เป็นต้น

 

องค์การและสิ่งแวดล้อม

 

องค์การและสิ่งแวดล้อมตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์ เน้นองค์ประกอบขององค์การ 3 ส่วน คือ

 

 

 

                                                         องค์การตามความหมายทางเทคนิค

 

 

 

ผลกระทบของระบบสารสนเทศต่อองค์การ
 

 

1. ลดระดับขั้นตอนของการจัดการ

เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้การตัดสินใจและการประสานงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่ต้องมีการตรวจสอบทุกขั้นตอน ทำให้สามารถลดระดับชั้นของผู้บริหารระดับกลางได้และให้ผู้บริหารระดับล่างมีอำนาจการตัดสินใจมากขึ้น

2. มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน

                ช่วยให้เกิดความยืดหยุ่นและสามารถตอบสนองต่อความต้องการที่หลากหลายของผู้บริโภคง่ายขึ้น

3. ลดขั้นตอนการดำเนินงาน

ทำให้งานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ลดขั้นตอนการทำงาน ลดเอกสารที่ต้องจัดเก็บ และสามารถให้บริการแก่ผู้มาติดต่อได้สะดวกรวดเร็วขึ้น รวมทั้งมีระบบการควบคุมและตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพ

4. เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ

สามารถให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับการทำงานของระบบต่างๆในองค์การได้ตลอดเวลา เช่น ให้ข้อมูลการขายประจำวันได้ ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น  สมารถเชื่อมโยงและเก็บรวบรวมข้อมูลของสาขาต่างๆได้อย่างรวดเร็ว

5. กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่

ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ และมีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่

 

องค์การดิจิทัลและองค์การแบบเครือข่าย


       เทคโนโลยี อินเตอร์เน็ตสนับสนุนการทำธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และเกิดขึ้นขององค์การแบบ เครือข่าย ช่วยให้จัดการแพร่กระจายข่าวสารไปยังบุคคลภายในและภายนอกได้ทันที องค์การสามารถใช้สารสนเทศนี้เพื่อปรับปรุงกระบวนทางธุรกิจภายในและภายนอก องค์การได้ เทคโนโลยีในการประสานและการเชื่อมโยงสามารถนำมาใช้ในการปรับเปลี่ยนโครงสร้าง  ขยายขอบเขตการทำงานและควบคุมการปฏิบัติงาน  รวมทั้งการนำเสนอสินค้าและบริการ  ซึ่งหากมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานเกือบทุกส่งนขององค์การและเป็นองค์ประกอบหลักในการดำเนินธุรกิจ  รวมถึงการบริหารจัดการจะทำให้องค์การเข้าสู่ลักษณะขององค์การดิจิทัล
 

องค์การเสมือนจริง (Virtual Organization)


       เป็นรูปแบบขององค์การแบบใหม่  ซึ่งเป็นเครือข่ายขององค์การที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทักษะ  ลดต้นทุน  สร้างและกระจายสินค้าและบริการ  โดยไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับสถานที่ตั้งขององค์การ   ลักษณะขององค์กรเสมือนจริงมีดังนี้


       1. มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน&n