ฐานข้อมูลและคลังข้อมูล       

 

การประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศ จะมีองค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งคือ แฟ้มข้อมูล ความหมายของแฟ้มข้อมูลหนึ่ง ๆ นั้น มักจะเป็นเอกสารที่เป็นเรื่องเดียวกันและจัดเก็บรวบรวมไว้เป็นแฟ้มข้อมูลเพื่อสะดวกในการค้นหาข้อมูล เช่น แฟ้มข้อมูลประวัติพนักงาน การเก็บรวบรวมข้อมูลในรูปของเอกสารเพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ถ้าข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มีจำนวนน้อยความยุ่งยากในการค้นหาหรือในการจัดเก็บก็จะไม่เกิดขึ้น แต่ถ้าข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มีจำนวนมากจะมีปัญหาเกิดขึ้นในเรื่องของการค้นหาข้อมูลนั้นและสิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลนั้น วิธีการแก้ปัญหาการจัดเก็บแฟ้มข้อมูลที่อยู่ในรูปของเอกสารเมื่อข้อมูลมีจำนวนมากขึ้นก็คือการนำข้อมูลเหล่านั้นเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บรวบรวมไว้เป็นแฟ้มข้อมูล เช่นเดียวกับการจัดเก็บเป็นเอกสารแต่จะเป็นแฟ้มข้อมูลที่ถูกจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ของคอมพิวเตอร์ เช่น แผ่นจานบันทึกแม่เหล็กหรือเทปแม่เหล็ก

โครงสร้างข้อมูล

                มีรูปแบบเป็นลำดับชั้นโดยเริ่มจากหน่วยที่เล็กที่สุด คือ

 

v     บิต (Bit) คือหน่วยที่เล็กที่สุด ประกอบด้วยเลขฐานสอง ซึ่งมีสถานะเป็น 0 กับ 1

v     ไบต์ (Byte) ประกอบด้วยบิตหลายๆ บิตมาเรียงต่อกัน เช่น นำ 8 บิตมาเรียงกันเป็น 1 ไบต์

v     เขตข้อมูล (Field) เป็นการนำข้อมูลหลายอักขระมารวมกันเป็นคำเพื่อให้เกิดความหมาย

v     ระเบียนข้อมูล (Record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ถูกนำมารวมกัน เช่น ระเบียนข้อมูลพนักงาน

v     ไฟล์ (File) คือ กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันถูกนำมาจัดเก็บไว้ด้วยกัน

 

ปัญหาเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูล

 
 

ความซ้ำซ้อนของข้อมูล (Data Redundancy)

 การจัดเก็บข้อมูลมากกว่าหนึ่งแห่ง ทำให้ยากที่จะควบคุมถูกต้องตรงกันของข้อมูล

 

ความผูกพันระหว่างข้อมูลและโปรแกรม (Program-Data Dependence)

ความไม่เป็นอิสระของข้อมูล หากมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างหรือวิธีการเรียกใช้ข้อมูลย่อมมีผลกระทบต่อโปรแกรม ทำให้ต้องตามแก้โปรแกรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาโปรแกรมสูง

 

การไม่สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Lack of Data Sharing)

ข้อมูลที่มีการจัดเก็บแยกจากกันโดนแต่ละส่วนงานจัดเก็บข้อมูลเป็นของตนเองทำให้ความซ้ำซ้อนของการใช้ข้อมูลอยู่ในระดับต่ำ ยากต่อการใช้งานร่วมกันได้

 

การขาดความคล่องตัว (Lack of Flexibility)

ขาดการคล่องตัวในการตอบสนองต่อความต้องการใหม่ๆ เนื่องจากแฟ้มข้อมูลไม่สนับสนุนงานในรูปแบบที่ไม่เคยทำเป็นประจำ

 

การขาดระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี (Poor Security)

 การกำหนดว่าผู้ใช้รายใดสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ในระดับใดได้บ้างจะทำได้ยากโดยการเขียนโปรแกรม วิธีรักษาความปลอดภัยของระบบแฟ้มข้อมูลมีขอบเขตความสามารถค่อนข้างจำกัด

 

นวทางในการใช้ฐานข้อมูลในการบริหารจัดการข้อมูล

 

 
 

 

ลดความซ้ำซ้อน (Minimum Redundancy)

การจัดเก็บของแฟ้มข้อมูลเป็นการจัดเก็บข้อมูลเดียวกันไว้หลายแห่ง ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูล การนำข้อมูลมารวมกันเพื่อตัดหรือลดส่วนที่ซ้ำกันออกไปจะช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้

 

มีความเป็นอิสระของข้อมูล (Data Independence)

DBMS ช่วยในการดูแลการปรับเปลี่ยนโครงสร้างของข้อมูล ทำให้โปรแกรมต่างๆ เป็นอิสระจากการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของข้อมูล

 

สนับสนุนการใช้ข้อมูลร่วมกัน (Improved Data Sharing)

 การจัดเก็บข้อมูลไว้ในส่วนกลางช่วยให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ โปรแกรมประยุกต์ที่จะพัฒนาขึ้นใหม่สามารถใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วได้โดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มข้อมูลเข้าไปในระบบอีก

 

มีความคล่องตัวในการใช้งาน (Improved Flexibility)

 การเก็บข้อมูลในส่วนกลางจะช่วยใหม่มีความคล่องตัวในการใช้งานเพราะมี DBMS โดยทั่วไปจะมีเครื่องมือสนับสนุนในการสร้างแบบฟอร์มและรายงานต่างๆ ซึ่งช่วยลงขั้นตอนและเวลาในการจัดทำ

 

มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลสูง (High Degree of Data Integrity)